Digital konferens eller hybridmöte – Hur säkrar du ett lyckat möte?

Många av de grundregler som gäller vid fysiska möten är också applicerbara på det digitala mötet. Men på vissa områden måste man tänka lite annorlunda för att det ska bli en riktigt lyckad digital konferens.

Eftersom vår vår checklista “Sju steg till rätt konferensdestination” blev så populär, kommer här en ny upplaga som gäller för digitala möten och konferenser.

Checklista – Nio steg till en lyckad digital konferens

  1. Vad är det ni vill åstadkomma?
    Det första grundläggande steget är att ledningen i företaget tydliggör vad man vill uppnå med den digitala konferensen. Är det för att öka samhörigheten i eller med bolaget, kickoff för en lansering eller ny affärsplan, studiebesök, utbildning eller något annat som är till gagn för företaget? Det kan vara en del i arbetet med att skapa en så attraktiv arbetsplats att man lättare behåller och kan attrahera nya medarbetare. Vad vill du/ledningen i företaget att deltagarna ska ha fått med sig efter att ha deltagit i evenemanget.
  2. Helheten
    Bestäm hur innehåll och dramaturgi ska se ut för att åstadkomma det som man bestämt i punkt 1? Hur säkrar man att intresset hålls uppe och att alla verkligen vill vara kvar och ha fortsatt fokus i den digitala konferensen? Hur ska inbjudningar gå ut? Vad ska kommuniceras innan och efter? Dokumentation.
  3. Delaktighet
    Bygg in delaktighet i programmet för ökat engagemang.
  4. Pauser
    Lägg in pauser i programmet och gör dem gärna sociala med möjlighet till mingel.
  5. Gruppindelningar för bästa dynamik
    I fysiska konferenser förbereder man ofta gruppindelningarna noga utifrån något kriterium medan det ofta blir slumpvisa gruppindelningar på digitala konferenser. För bästa dynamik i grupparbeten så är förutbestämda gruppindelningar ofta att föredra.
  6. Manus klart i god tid.
    Programmet och programpunkterna är ofta betydligt kortare på en digital konferens. Det kräver mer av förberedelser från talarna. Det är också så att en talare lättare kan improvisera på ett fysiskt möte medan det digitala inte alltid är lika ”förlåtande”. För timing och synkning av de olika programpunkterna behöver manus vara klart i god tid.
  7. Korta ner
    Tänka på att allt ofta måste hållas betydligt kortare än vid ett fysiskt möte.
  8. Fastna inte i tekniken
    Ta hjälp av en erfaren mötesarrangör som säkrar att ni kan koncentrera er på innehållet och deltagarna.
  9. Anlita någon som är helhetsansvarig.
    Ta hjälp av någon som kan lösa både anmälningshantering, planering av upplägget, hantering av tekniken och genomförandet. Då slipper du att saker hamnar mellan stolarna och har en erfaren kontakt för hela den digitala konferensen.

Erfarenhet och helhetstänk

Hör av er till oss för hjälp och guidning inför planeringen av er nästa digitala konferens. Vi har erfarenhet, helhetstänk, tillgång till studios och all nödvändig teknik.