Vilken är bästa destinationen för konferensresan?
Konferensresa – Hur väljer du destination?
Vart ska vi åka? Processen med att bestämma destinationen för nästa konferensresa kan se väldigt olika ut i olika företag. Valet kan grunda sig på befintliga affärsrelationer eller önskvärda studiebesök. Men det kan också vara en fungerande logistik som styr valet av destination, speciellt när man kommer från flera länder. Men vanligast är att det är en kombination av budget, restider och personliga preferenser som styr valet av destination.
Checklista – Sju steg till rätt konferensdestination
- Varför? Det första grundläggande steget är att ledningen i företaget tydliggör vad man vill uppnå med konferensresan. Är det för att öka samhörigheten i eller med bolaget, kickoff för en lansering eller ny affärsplan, studiebesök, utbildning eller något annat som är till gagn för företaget? Det kan vara en del i arbetet med att skapa en så attraktiv arbetsplats att man lättare behåller och kan attrahera nya medarbetare.
- Budget. Hur mycket ska företaget investera i konferensresan? Vad ska ingå i budgeten? Det är ganska vanligt att budgeten sätts i underkant och justeras upp under processen. Det är därför bra om man har siffror från tidigare konferensresor som man kan utgå från för att hamna på rätt nivå från början.
- Tidsbudget. Hur många dagar/nätter ska konferensresan sträcka sig över. Hur många timmar från jobbet kan tas i anspråk. Ska den sträcka sig över en helg. Väldigt vanligt är att förlägga en weekendkonferens till torsdag-söndag. Ibland kan det dock finnas bättre flyg- eller tågförbindelser på ett fredag-måndag eller lördag-tisdag alternativ. Och ofta är priserna lägre på dessa dagar. Så det är bra att från början bestämma om detta kan vara ett alternativ.
Det tre första stegen är frågor och beslut som i de flesta företag ska tas av företagsledningen. De nästkommande stegen i att besluta om konferensdestination kan i de flesta företag delegeras ut i organisationen. Dock är det viktigt med tydlighet om vem som äger beslutsrätten. Är det otydligt så kan det skapa irritation eller besvikelse istället för den positiva energi som en bra beslutsprocess kan ge.
- Historia. Titta på de senaste årens konferensdestinationer i företaget och fråga er varför de har varit bra eller mindre bra.
- Deltagare. Hur ser profilen på deltagarna ut? Vad är åldersspannet? Fördelning kvinnor/män, intressen och deltagarnas förväntan är några andra viktiga parametrar. Här kommer ju deltagarnas privata preferenser är spela roll. Det är ju inte så att vi går till jobbet och förvandlas till 100% yrkesmänniskor utan vi bär ju i allra högsta grad med oss våra personliga preferenser och intressen på konferens- eller studieresan. Rätt val av konferensdestination kan ofta fånga upp de intressen eller önskemål som många deltagare har gemensamt och integreras i programmet.
- Lägg pusslet! Med svar på de fem punkterna ovan så finns det ett bra material för att plocka fram några lämpliga konferensdestinationer. En professionell konferensresearrangör är specialist på att lägga de här pusslen och föreslå destinationer som tar hänsyn till alla fem punkterna ovan. Det ger er ett urval av ett par tre riktigt spännande och bra ställen där ni kan förverkliga ert tänkta program inom ramen för er budget och i linje med de önskemål, intressen och förväntningar som finns hos deltagarna.
- Välj! Har ni följt processen ovan och fått bra hjälp med att lägga pusslet så har ni att välja mellan några riktigt bra förslag. Kom ihåg att tidigt i processen bestämma vem som gör det här valet. Rätt hanterat är det här en lustfylld process som redan i det här skedet kan tillföra energi och lust i organisationen.
Mästare på att lägga pusslet
Hummingbird Grupp & Konferens är specialister på konferens– och studieresor. Varje år hjälper vi ett 100-tal företag med att ”lägga pusslet” och sedan arrangera lyckade och minnesvärda arrangemang. Under de senaste tio åren har vi arrangerat konferens- och studieresor till mer än 50 länder och betydligt fler destinationer. Vi kan lova att vi är bra på att lägga pussel.
Hör av er till oss för hjälp och guidning inför planeringen av er nästa konferens eller studieresa!
